私隱政策
審閱版本：本政策已按目前產品及雲端設定整理；正式採用前，DEFINEPRO HONG KONG LIMITED 應確認操作流程並取得香港法律顧問審閱。最後更新日期不代表已完成法律審核。
本政策說明 SooFoo Workspace（「SooFoo」、「我們」）如何處理使用者帳戶資料、顧問自行管理的客戶資料，以及訪客透過公開名片提交的查詢。服務營運方為 DEFINEPRO HONG KONG LIMITED，商業地址為 ROOM E, 7/F., CHINA OVERSEAS BUILDING, 139 HENNESSY ROAD, WAN CHAI, HK。私隱查詢請電郵至 derek@define-pro.com。
我們處理的資料
- 帳戶及服務用量：Google 登入帳戶的識別資料、方案及訂閱狀態、功能使用次數和用量統計。管理員可按服務管理需要查看帳戶電郵及彙總用量；管理操作紀錄包括管理員電郵、帳戶識別碼、操作、時間及不含敏感資料的備註。
- 顧問工作資料：客戶及保單資料主要由顧問直接存放於其自行管理的 Google Sheets 和 Drive。SooFoo 不會將這些 CRM 聯絡資料存入 SooFoo 的 Firestore 或伺服器日誌。瀏覽器端功能會按顧問操作讀取或處理相關資料。
- 公開名片：顧問選擇發布後，名片上的姓名、職銜、公司、牌照號碼、簡介、電話或 WhatsApp、電郵、預約連結、品牌色及可選相片會公開顯示。每月瀏覽統計按分享來源計算，不記錄訪客 IP、裝置或身份。
- 訪客查詢：訪客提交並同意後，姓名或稱呼、聯絡方式、方便時間、留言或固定選項答案會暫存於顧問的查詢收件箱，最長 30 日；顧問匯入其自有 Google Sheets 後，SooFoo 會刪除暫存資料。
- AI 功能：顧問選擇使用 AI 時，部分已遮蓋個人資料的文字或數字會傳送至 Firebase 及 Google Cloud Vertex AI Gemini 處理。掃描文件圖片可能包含未遮蓋資料；傳送前會另行提示並要求顧問確認。AI 結果只供顧問檢視及核對。
- 錄音摘要：顧問使用會議錄音功能前須取得與會者同意。音訊會交由 Google Vertex AI Gemini 轉錄後丟棄；遮蓋個人資料後的逐字稿用於摘要處理。
- Google 使用者資料：登入時，Google 會提供基本個人資料（例如姓名、電郵地址及帳戶識別碼）。如你選擇連接 Google Drive，SooFoo 會使用
drive.file權限處理由 SooFoo 建立或你在 Google Picker 明確選取的檔案；如你另行啟用行事曆功能，SooFoo 會使用唯讀行事曆事件權限讀取介面所需的事件。OAuth 權杖只在瀏覽器工作階段使用，不會上載至 SooFoo 伺服器。SooFoo 只會在提供你要求的功能、維護安全及履行法律責任所需範圍內使用 Google 使用者資料；不會出售該資料、用於廣告，或用於與該功能無關的用途。除你要求的功能、受保密責任約束的服務供應商、法律要求或保護服務安全所需外，我們不會披露該資料。 - 其他外部服務：顧問可選擇連接 Telegram。Stripe 處理訂閱付款資料，SooFoo 只保存方案狀態及相關交易識別碼，不保存卡號。
用途及法律依據
我們使用上述資料提供登入、工作台功能、客戶查詢轉交、方案管理、用量計算、服務安全及支援。顧問須確保有適當權限及同意，才把客戶資料輸入其工作區或使用 AI、錄音及公開名片功能。訪客提交查詢前會看到獨立同意聲明。
保存及刪除
訪客查詢最長保存 30 日；Telegram 提醒資料最長保存 8 日；每日用量紀錄保存 7 日、每月配額紀錄約 2 個月、對外分享審計紀錄保存 2 年。教練用量紀錄約 13 個月後刪除。帳戶、方案、月度服務用量及管理操作紀錄，只在提供服務、管理方案、計算用量及安全問責所需期間保存；不再需要時會刪除或去識別化。顧問可停止發布名片或刪除尚未匯入的查詢。儲存在顧問自有 Google Sheets 或 Drive 的 CRM 資料須由顧問在相關服務中管理及刪除；刪除 SooFoo 帳戶不會自動刪除這些檔案。
你可向私隱聯絡電郵提出查閱、更正或刪除 SooFoo 帳戶資料的要求；我們會核實身份，並在 30 日內刪除或去識別化可刪除的 SooFoo 活躍系統資料。系統備份如仍包含該資料，會在備份輪替時清除，目標不超過 90 日。依法須保存的交易、會計、稅務或爭議紀錄會限制用途並只保留所需期間；適用的香港稅務業務紀錄可能須保存 7 年。帳戶刪除不會刪除你自己 Google Drive 或 Sheets 內的檔案，你須在 Google 服務內另行管理。帳戶刪除會即時停用帳戶及取消仍有效的訂閱；未用訂閱期間不退款，法律規定或重複／錯誤收費除外。未用教練分鐘餘額於帳戶關閉時失效且不退款。
服務供應商及跨境處理
服務使用 Firebase、Google Cloud、Google Drive／Sheets／Slides／Calendar、Stripe，以及使用者選擇連接的 Telegram。Firestore 及一般 Firebase Functions 位於香港（asia-east2）；一般 Vertex AI Gemini 生成式 AI 請求在新加坡（asia-southeast1）處理。即時語音教練使用的 Gemini Live 模型在美國（us-central1）處理，故相關請求不會只在香港處理。顧問的 Google Drive／Sheets 檔案存放於其 Google 帳戶，實際位置及處理安排亦受 Google 服務設定和條款規管。服務供應商按其服務條款及私隱政策處理資料。
安全及你的選擇
我們採用存取控制及資料最少化措施。顧問可在 Google 帳戶撤銷 SooFoo 的 Google 權限，或解除 Telegram 連接；亦可停止公開名片及管理自己 Google 帳戶內的 CRM 檔案。若要查閱、更正或要求刪除 SooFoo 持有的個人資料，請聯絡 derek@define-pro.com。我們會按適用法律處理請求。
兒童、政策變更及適用法律
本服務供年滿 18 歲的理財顧問使用，不以兒童為對象。政策變更會在本頁更新。適用香港法律；香港法院具有非專屬司法管轄權。